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Benimm im Büro

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Umgangsformen:

Benimm am Arbeitsplatz:

  • Höflichkeit ist einer der obersten Tugenden im Berufsleben, Respekt ist die Basis der Kommunikation, gute Manieren sind ein Aspekt für Kompetenz. Diesalles sichert das zivilisierte Zusammenarbeiten und die kultivierte Selbstdarstellung und ist bei der Karrierefrage oft das entscheidende Detail in der Waagschale.

Neuer Job:

  • Neuankömmlinge, ungeachtet der Hierarchien werden observiert.
  • Daher gilt: defensives, höfliches und nicht forsches Verhalten an den Tag legen.
  • Aber: keine „kleine graue Maus“, wirkt duckmäuserisch oder zu kritisch beobachtend.
  • Gepflegte, aber nicht zu stylische Kleidung. Das Gleiche gilt für Haare, Hände, Schuhe, Accessoires.
  • Nur dezent und nie direkt im Büro oder vor einem Meeting parfümieren!
  • Beginnen Sie in den ersten Wochen keine privaten Gespräche.
  • Stellen sie fachliche Fragen immer in höflichem Tonfall.
  • Weisen Sie nicht in den ersten Wochen auf Missstände hin, außer Sie wurden explizit dafür eingestellt. Tun Sie dies dann schriftlich dem Auftraggeber gegenüber.
  • Nicht mit Erfahrungen, Wissen, Kompetenzen prahlen.
  • Nie lästern oder überhebliche Kritik ausüben, dies fällt negativ auf Sie zurück.

Einstand:

  • Erst 4 – 6 Wochen nach Jobstart. Erst frühestens 30 Minuten vor Arbeitsschluss (z.B. 17:30) einen kleinen Imbiss im Sinne von Kaffee & Kuchen verteilen. Sollte es ein geselliges Beisammensein werden, bei dem auch Prosecco o.ä. getrunken wird, ist es anzuraten auch erst später einzuladen; optimal ist eine kleine Einladung zum überschaubaren Umtrunk in ein benachbartes Lokal.

Neuer Arbeitsplatz:

  • Halten Sie Ihren Arbeitsplatz ordentlich, sauber und übersichtlich. Die vermittelt, dass Sie aus Ihrem Arbeitsplatz etwas machen und gleichzeitig kompetent sind.
  • Räumen Sie jeden Tag Ihren Tisch und Ihre Akten auf.
  • Bilder der Familie in Maßen ja, aber keine Pinups!
  • In Büros mit Parteienverkehr oder Meetingpoints nicht rauchen!
  • Fremde Schreibtische, Dokumente oder Computer sind tabu!

Pünktlichkeit:

  • Sein Gegenüber nicht warten zu lassen, ist eine Frage des Respekts. Diese Höflichkeitsform ist einer der wesentlichen Aspekte, unter denen positive oder negative Gespräche oder Verhandlungen beginnen. Planung von Abläufen, Fahrstrecken o.ä. ist daher ein Teil der Arbeit eines höflichen Kompetenzträgers.

Firmen-Besucher:

  • Der Aufwand des „in Empfang nehmen“ eines Besuchers hängt stark von seinem Rang, der Hierarchie und der Relevanz ab.
  • Hochrangig: immer in der Eingangshalle abholen.
  • Bei Regen: draußen mit Schirm abholen, nicht auf den „nassen Gast“ drinnen warten.
  • Gast mit weiterem Anreiseweg: bis zur eigentlichen Verhandlung einige Augenblicke zum „Ankommen und Sortieren“ geben.
  • Besucher an Bürotür:Freundliches Hereinbitten nach Klopfzeichen.
  • Eintritt des Besucher während Telefonatgesprächs: Rasch Telefonat beenden, sich kurz entschuldigen, Begrüßen des Gastes etc.
  • Besuchern nimmt der Gastgeber die Garderobe ab, immer auf Bügel hängen

Verhandlungen und Konferenzen:

  • „Vorbereitung ist der halbe Vertrag!“ Klingt komisch, ist aber so!
  • Erfolgreiche Gespräche bedürfen einer positiven Gesprächsatmosphäre und des ungestörten Verhandlungsflusses.Sorgen Sie vorher dafür,
    • dass der Konferenzraum gelüftet ist,
    • die Unterlagen in ausreichender Vervielfältigung an jedem Teilnehmerplatz liegen, die Getränke, Servietten und evtl. Snacks vorher auf dem Tisch stehen.
  • Mobiltelefone ausschalten!
  • Vertreter und Sekretärin für den Gesprächszeitraum informieren, sodass es keine Störungen gibt.
  • Geben Sie durch positive, auf den Gast zugewandte Körpersprache, Gesten und Blicke, dem Gast Ihr Interesse zu verstehen.
  • Zuhören: Lassen Sie die Gesprächspartner immer ausreden: Höflichkeit und Informationsfülle sind die Basis einer Verhandlung!

Verhalten gegenüber Chef:

  • Begegnungen und Verhalten im Beruf werden von Hierarchien vorgegeben: Hierarchie vor Alter und Firmenzugehörigkeit!
  • Der Inhaber der höheren Hierarchiestufe gibt vor, wann und wie gegrüßt wird, man sich die Hand reicht.
  • Zwar grüßt nach Knigge der, der den Raum betritt zuerst. Handelt es ich um den Vorgesetzten ist es comme il faut, ihn freundlich zuerst zu grüßen.
  • Sind sie im Büro des Chefs, und bietet Ihnen dieser keinen Platz an, setzen Sie sich nie unaufgefordert hin.
  • Nie ohne Termin zum Chef. Das Prozedere: Sekretärin, Termin, Anklopfen, Eintreten, Begrüßung, Gespräch, Bedanken (in jedem Fall!),
  • Respektvolle Körperhaltung und- sprache gegenüber dem Vorgesetzten ist ein Muss! Wahren Sie stets die Höflichkeitsformen der Ansprache: Titel und Nachname, bis er Ihnen diese erlässt.
  • Der Vorgesetzte geht vor dem Mitarbeiter in den Aufzug und verlässt ihn nach ihm (Einsteigen: Respekt, Aussteigen: Bequemlichkeit für Chef).


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